ניהול באקסל

"וכיצד אתה מנהל את מערך הכיולים?" שאל בחיוך ובנימוס מבקר ה- FDA  את מנהל הכיולים.

"בעזרת תוכנת EXCEL השיב בביטחון רב מנהל הכיולים". מבטו של מבקר ה- FDA  הרצין לפתע, חיוכו נעלם

והוא מיהר לשלוף את פנקס ההערות השחור שלו,  רשם הערה וסימן אותה בקו תחתון כפול.

"ותראה לי בבקשה דו"חות של פסילות מכשירי מדידה בשנתיים האחרונות, ביצוע פעולות מתקנות,

 ובנוסף לכך חתך של כל מכשירי המדידה  שנמצאים בייצור חדר 201 לפי סוגי מכשירים ותחומי מדידה".

 "אין לי את זה", ענה מנהל הכיולים.  "אוקי תודה" השיב בנימוס מבקר ה-FDA "אני סיימתי" .

"רגע", אמר מנהל הכיולים, "אתה לא רוצה לראות דו"חות כיול ואולי דברים נוספים?" "לא, אין צורך", השיב המבקר,  "סיימנו".

באותו היום סייר אותו המבקר במחסן הקבלה ומצא כי במספר מדפים היו חומרי גלם ללא תגים עם תאריך התפוגה.

החיבור של שני המקרים הביאו את המבקר לסיכום ביניים עם צוות המבקרים,  ויחדיו החליטו על קיצור הביקורת.

משמעותו שהחליטו לסיים את הביקורת בשל ממצאים בעייתיים.  

" נגיע שוב כשתהיו מוכנים יותר"  אמר המבקר הבכיר למנכ"ל החברה.

מנכ"ל החברה הבין  היטב: "נגיע שוב" פירושו בעוד שנתיים או יותר

עד אז הם יפספסו את היכולת להיכנס לשוק התחרותי וזה יגרום להפסדים רבים לחברה.

תסריט זה אינו דמיוני, הוא קורה לא מעט במציאות. חברה שתטיב להבין כי יש להתכונן בצורה יסודית ומקיפה בכל תחום ותחום, היא שתעבור את הביקורות בהצלחה ובהתאם ללוחות הזמנים שהציבה לעצמה.

אם כן, מדוע לנהל מערך כיולים ב -EXCEL כאשר יש תוכנה לניהול כיולים מקצועית, עם חתך של עשרות דו"חות,  טפסים רבים ומודולים ייחודים שנבנו ונתפרו במיוחד לאור התנסויות רבות בביקורות חיצוניות .

EXCEL הנה תוכנה מצוינת לאפליקציות של חישובים, גרפים ועוד דברים נוספים אך אינה תוכנה לניהול מערך הכיולים. 

ולמי שמודע לכך אך מנסה למצוא פתרונות חלקיים אחרים עם תוכנות שזהו לא ייעודן:

חשוב שתדעו –  קיימת תוכנה מקצועית ייעודית לניהול מערך הכיולים של מכשירי מדידה בחברה.